Entente de traitement des renseignements personnels
1. Parties et rôles
Le courtier (« le responsable ») confie à Dossalys (« le mandataire ») le traitement des renseignements personnels de ses clients contenus dans ses courriels et documents, au sens de l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le responsable demeure responsable de ces renseignements et de leur collecte.
2. Objet et finalités
Le mandataire traite les renseignements uniquement pour : lire les courriels comportant des pièces jointes, reconnaître et classer les documents de transaction, les ranger dans le stockage du responsable, les déposer dans Prospects lorsque le responsable l'active, et produire les tableaux de bord, résumés et avis du service. Il ne les utilise à aucune autre fin.
3. Engagements du mandataire
- Agir seulement selon les instructions du responsable, données par ses réglages dans le service.
- Prendre des mesures de sécurité raisonnables : chiffrement en transit et au repos, isolation des comptes, accès limité au personnel qui en a besoin et tenu à la confidentialité, journalisation.
- Ne pas communiquer les renseignements à un tiers, sauf aux sous-traitants énumérés dans la politique de confidentialité, liés par des obligations équivalentes. Le responsable est avisé 30 jours avant l'ajout d'un nouveau sous-traitant et peut alors annuler.
- Aviser le responsable sans délai de tout incident de confidentialité touchant ses renseignements, l'aider à évaluer le risque de préjudice sérieux et à faire les avis requis à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées, et consigner l'incident au registre.
- Aider le responsable à répondre aux demandes d'accès, de rectification et de portabilité de ses clients.
- Permettre au responsable de vérifier le respect de cette entente, sur demande raisonnable.
4. Fin de l'entente
À la fin de l'abonnement, le mandataire met les données à la disposition du responsable pour exportation pendant 30 jours, puis les détruit de façon sécuritaire (sauvegardes dans les 90 jours). Les documents rangés dans le stockage du responsable y demeurent.
5. Engagements du responsable
Le responsable déclare que la collecte des renseignements de ses clients et leur traitement par le service sont conformes à la loi et à ses obligations professionnelles, et qu'il informe ses clients, au besoin, du recours à un fournisseur pour la gestion de ses documents.